第三章、期末处理
在系统页面主窗口内，单击“期末处理”项目，打开期未处理项目，“期末处理”项目下包括了记账、自动转账、结转损益和结账四个功能模块。
第一节 记账
经过复核后的凭证，就可以进行记账。单击“记账”图标，进入“记账处理”窗口。（图3-1）
图3-1
一、“记账处理”窗口内功能选项的作用和使用方法
1、记账选项:选择“记账”选项，系统将按照复核后的记账凭证，自动登记总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。
2、反记账选项:选择“反记账”选项，系统将自动取消上一次的记账；总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿的登记都恢复到记账前状态。
3、期间选项:选择本次记账（或反记账）工作的所属会计期间。
4、记账范围选项:在记账工作中，如选择了“记账范围”选项，则在单击“确认”后会出现“记账范围”窗口（图3-2），在该窗口内录入需要进行记账的记账凭证范围（录入详见第八章）；单击窗口内“确定”按钮后，系统则自动进行记账工作。
图3-2
二、记账工作中应注意事项
1、系统只支持拥有记账权限的人员进行记账或反记账操作。
2、系统只对进行了复核的凭证进行记账。
3、在同一会计期间内可多次进行记账。
4、系统支持跨月记账功能。
5、执行反记账操作后，将取消本会计期间内的所有凭证的记账工作。
第二节 期末调汇
本功能主要用于对外币核算的账户自动进行期末调汇，自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。 系统执行此功能时，是根据在会计科目中的科目属性来进行的，只有在会计科目中设定有外币的科目才会进行期末调汇处理。
单击“期末调汇”图标，打开“期末调汇”窗口（图3-3）。系统已按国家财政部企业会计制度的要求，设置了一个期末结转所有损益的缺省方案。在一般情况下，用户只须直接进行结转操作就能自动生成凭证。
图3-3
方法与步骤:
1、单击“期末调汇”图标，打开“期天调汇”窗口。
2、用户可以根据要调汇的币种输入期末记账汇率，系统将根据此汇率来计算汇兑损益。
3、系统要根据调汇结果来自动生成结转汇兑损益的记账凭证，所以系统必须要知道汇兑损益结转的对应科目。因此，应输入汇兑损益科目且必须是一个最明细级科目。
4、根据用户需要输入“凭证摘要”、“凭证类别”、生成凭证日期等相应数据。
5、单击【确定】按钮后，系统即开始进行期末调汇处理，处理完毕后，生成一张期末调汇凭证，即完成结转损益工作。
第三节 结转损益
在每一会计期末，都要将损益类科目的余额全部转入“本年利润”科目。为本系统提供了自动结转损益功能。
单击“结转损益”图标，打开“结转损益”窗口（图3-4）。系统已按国家财政部企业会计制度的要求，设置了一个期末结转所有损益的缺省方案。在一般情况下，用户只须直接进行结转操作就能自动生成凭证。
图3-4
一、结转步骤
1、选择生成的凭证类别。
2、根据需要修改或重新录入凭证摘要。
3、选择生成一张凭证（所有损益科目由一张凭证结转，只有一个凭证号）或多张凭证。（每个损益科目单独由一张凭证结转，有多个凭证号）
4、选择转入科目，单击“转入科目”按钮，打开“转入科目”窗口（图3-5），按提示选择或录入转入科目后单击“确定”按钮。
图3-5
5、在执行结转前，可使用窗口右边的“全选”、“全清”、“选择”和“清除”四个按钮（可使用鼠标右键进行选择），对需要结转的科目进行选择后，再进行以上操作。
6、单击“结转损益”窗口中的“确定”按钮，系统会提示生成凭证的期间，选择“是”后系统则生成凭证，并提示所生成凭证的类别及编号。
二、编辑新方案所使用的功能和步骤
如果企业的情况特殊，系统预设的方案不能满足需要，则可对系统预设的方案进行修改或重新编辑为新的结转方案。（系统方案受保护依然存在）
1、使用窗口中的“删除行”按钮（快捷键F9），将不需要的结转项目删除。（将光标移动到需要删除的项目所在行，单击“删除行”按钮，该行则被删除。系统支持多行删除）
2、使用窗口中的“增加行”按钮（快捷键F10），增加新的结转项目。（单击“增加行”按钮, 进入“编辑记录”窗口，在窗口中根据提示录入或选择“转出科目“转出方向”和“转入科目”之后，单击“确定”按钮，增加行操作即完成）
3、使用窗口中的“修改行”按钮（或空格键），对设置的结转项目进行修改。（将光标移动到或单击需要修改的项目所在行后，单击“修改行”按钮，进入“修改行”窗口（图3-6），对“转出科目”、“转出方向”或“转入科目”进行修改之后，单击“确定”按钮，即完成操作）
图3-6
4、在选择凭证类别框中选择需要生成的凭证类别。
5、录入生成凭证的摘要。
6、保存新方案。（单击“另存为”按钮，即出现“保存”窗口（图3-7），录入方案名称后单击“确定”按钮，该方案即被保存，下次可直接调出使用即可）
图3-7
三、在结转损益工作中应注意事项
1、系统只支持拥有结转损益权限的人员进行结转工作。
2、请将本期内损益类科目所发生的全部经济业务记账后，再进行自动结转损益操作。
3、使用自动结转损益操作时，如在同一期间内重复使用该功能，系统则会重复生成记账凭证。（如发生重复操作，请删除重复的凭证）
注：结转损益和自动转账的区别
系统是按照“会计科目”中所设置的科目类别来进行自动结转损益工作的，不需要设置公式，而自动转账需要设置自动转账账凭证。一般来说，将科目余额全部结转至另一科目的这种情况最好使用系统提供的“结转损益”功能（例如：将本年利润结转至未分配利润等）。
第四节 自动转账
单击“自动转账”图标，进入“自动转账”窗口。（图3-8）
图3-8
“自动转账”窗口内功能选项的作用和使用方法如下：
一、编辑自动转账凭证
使用系统自动转账功能前，必须先设置自动转账凭证，单击“设置凭证”按钮打开“设置自动转账”窗口。（图3-9）
图3-9
1、单击“增加”按钮后，窗口中“编号”、“转账说明”、“凭证类别”三个录入框进入录入状态，分别录入所设置凭证的编号、转账说明、凭证类别。
2、单击窗口“增加分录”按钮后，打开“增加分录”录入窗口（图3-10），在窗口中录入或选择所设置凭证的摘要、科目、方向后单击“确认”，该分录即增加完成。（增加分录的内容已写入“自动转账设置”窗口中）
图3-10
3、在“设置自动转账”窗口中，双击某分录的取数公式栏，打开“公式设置”窗口（图3-11），在该窗口中设置某分录的取数公式。
图3-11
4、凭证的借、贷方分录的取数公式设置完成后，单击“保存”按钮，本次设置即完成，自动转账凭证将写入“自动转账”主窗口中；用同样方法可设置多个自动转账凭证。
二、生成凭证
进行自动转账时，使用该功能自动生成凭证。
1、选择要自动转账的项目。在“自动转账”窗口中将光标移动到需要生成凭证记录行；然后单击窗口右边的“选择”按钮或单击鼠标右键（选择标志显示√）。可使用“全选”、“选择”、“全清”和“清除”四个功能按钮对要进行自动转账的记录进行调整。
2、单击“生成凭证”按钮，所选择的自动转账项目的凭证将被自动生成。系统会提示生成凭证的情况，如凭证生成失败，请检查自动转账凭证设置是否正确。（图3-12）
图3-12
三、删除自动转账凭证
如果对某些自动转账的设置不再需要，单击“删除凭证”按钮，在删除警告提示框中选择“是”，该自动转账项目即被删除。
四、复制自动转账凭证
如果需要设置一些相近似的自动转账凭证，可对原有的自动转账凭证进行复制，然后进行修改。该功能主要是减少设置自动转账凭证的工作量。
第五节 结账
确认一个会计周期的经济业务已经处理完毕，凭证和账簿都正确无误，可结账。一旦结账，此会计周期不能再处理发生的经济业务及更动账表。
结账和反结账的工作步骤：
1、单击“结账”图标打开“结账处理”窗口，选择“结账”或“反结账”选项。（反结账即取消结账）
2、在期间框内选择会计期间。（或将光标移动到需结账期间的所在行）
3、单击“确认”按钮，系统进行结账或反结账。
4、窗口出现“结账成功”或“反结账成功”提示框，并在结账栏加上“√”或取消“√”。
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