第五章、报表管理

        在系统页面主窗口内，单击“报表管理”项目，打开系统的“报表管理”项目，项目包括了自定义报表、日间报表、科目余额表和试算平衡表共四大类报表管理功能模块。

第一节 自定义报表

        绿色移动财务软件的“自定义报表”管理器与功能强大、技术先进、使用方便的电子表格软件Microsoft Excel 实现了链接，可以双向自由取数。用户根据需要可自由编制各类外部报表、内部报表和各种财务分析表，并且不受报表数量的限制，使用起来更加得心应手。单击“自定义报表”图标，进入“报表管理”窗口。（图5-1）

图5-1

一、如何编制基础公式表?下面我们以编制资产负债表为例做介绍

    【操作步骤】

        1、Excel系统中，编制完成资产负债表的格式及表内计算公式。（编制方法详见Excel系统操作手册）

        2、单击“新建”按钮，出现“报表设置-新建”的窗口（图5-2），在“编号”框内录入编号00001，在“名称”框内录入报表名称资产负债表。单击“确认”按钮（不需要新建时，单击“取消”按钮），新建报表的编号及名称即出现在列表中。

图5-2

        3、单击“打开”按钮，进入“打开报表”窗口（图5-3），“报表类型”框内选择“基础公式表”，单击“确定”按钮打开“自定义报表”窗口。(图5-4)

图5-3

图5-4

                ①、编号        录入编号作用是使各行记录在基础公式表内按编号排序，便于查找。

                ②、项目        所编制报表的纵向文字说明，记录在项目栏。

                ③、类型        所编制报表的横向文字说明，记录在类型栏。

                ④、项目位置        所编制报表的文字说明，在传输数据生成报表时，存放在Excel表格中单元格的位置。（记录方式同Excel）

                ⑤、数据位置        所编制报表的数据，在传输数据生成报表时，存放在Excel表格中单元格的位置。

                ⑥、数据        记录所编制报表的数据（可以由取数公式计算后产生或使用右键功能窗内“录入数据”功能直接录入）

                ⑦、公式        记录所编制报表的数据取数公式

        4、鼠标右键，打开弹出菜单（图5-5），单击“增加”按钮（快捷键F10），出现“编辑报表—增加行”窗口。（图5-6）

图5-5

图5-6

        例：货币资金行的增加

                ①、编号框内录入“00001-1”（编号的录入需满足方便查看的要求就可以）

                ②、在项目框内录入“货币资金”

                ③、在类型框内录入“年初数”（类型框内录入的内容，只为便于查看基础公式表，在数据传输时不被传输）

                ④、项目位置        传输方式        录入将项目框内的“货币资金”传输到在Excel中已编制完成的资产负债表的单元格位置“B5”。（根据需要可选择从Excel表中提取数据）

                ⑤、数据位置        传输方式        录入将货币资金年初数传输到在Excel中已编制完成的资产负债表的单元格位置“D5”。（根据需要可选择从Excel表中提取数据）

                ⑥、单击“确认”按钮，完成货币资金年初数行的增加。（增加行的内容即被填入基础公式表中）

                ⑦、在编号框中录入“00001-2”

                ⑧、在类型框中录入“期末数”

                ⑨、数据位置        传输方式        录入将货币资金期末数传输到在Excel中已编制完成的资产负债表的单元格位置“E5”。

                ⑩、单击“确认”按钮，完成货币资金期末数行的增加。

        5、编制取数公式        双击“公式”栏（或单击“取数公式”按钮），即打开“公式设置”窗口。（图5-7）

图5-7

        例：货币资金行的取数公式

                ①、双击货币资金年初数行公式栏，打开“公式设置”窗口，设置年初数取数公式。

                ②、双击货币资金期末数行公式栏，打开“公式设置”窗口，设置期末数取数公式。

                ③、取数公式的内容即被填入基础公式表中。

        使用上述设置货币资金行的方法步骤，可以设置资产负债表中其他各行的内容，还可用修改行按钮（空格或双击）、删除行按钮（快捷键F9）对已增加行进行编辑，从而完成整个基础公式表的编制，以上五项工作完成后，资产负债表的编制工作也就完成了。

二、如何使用基础公式表生成报表

    【操作步骤】

        1、在资产负债表的基础公式表窗口，单击“计算”按钮，通过取数公式计算得出年初数和期末数的数据。（数据被记录在基础公式表的数据列中）

        2、在鼠标右键功能窗内单击“链接Excel”按钮，实现与Excel系统的链接。（出现Excel系统窗口）

        3、在Excel系统中，打开已编制完成的资产负债表。在资产负债表的基础公式表窗口，单击“传输数据”按钮，打开“传输数据”窗口。（图5-8）。

图5-8

        在“Excel工作簿名称”框内选择资产负债表，在“Excel工作表名称”框内选择需生成报表的期间，单击“确认”按钮，基础公式表中的项目和数据即被传输到Excel系统资产负债表内被指定的单元格中。资产负债表也即完成。(图5-9)

图5-9

三、基础公式表窗口中的其他功能

        1、可使用窗口上方的“保存”按钮对计算得出的数据进行保存，下次查看时直接使用，不再需要计算（保存后，在“打开报表”窗口中的报表类型框内除基础公式表外，还有保存的各期报表）。

        2、可使用“打开”按钮，打开其他报表进行查看。

        3、可使用“期间”选择框，调整需要计算的会计期间。

        4、需要关闭与Excel系统的链接时，单击鼠标右键功能窗口中的“关闭Excel”按钮。

第二节 日间报表

        绿色移动财务软件提供的【日间报表】功能，不仅可以方便地自动生成日报表，还可以自动生成任意日期之间的期间报表（日期可跨会计期间），使用起来更加灵活方便。单击“日间报表”图标，打开“日间报表查询条件”窗口。（图5-9）

图5-9

一、录入查询条件

        1、查询日期        录入的起始日期如果一样，系统则生成该日期的日报表；录入的起始日期如不一样，系统则生成该日期之间（包括起始日）的日间报表。（日间报表的起始日可以是本年度内任意日期）

        2、未记账凭证        可选择是否包括未记账凭证。

        3、单击“确定”按钮后，系统生成 “日间报表”窗口。

二、在日间报表窗口中的工作

        1、在报表中双击某末级科目所在行可反查该科目的日记账。如双击“现金”行，则打开“现金”日记账窗口；在该窗口中即可进行反查凭证等操作。（图5-10）

图5-10

        2“日间报表”窗口中其他功能按钮的使用方法同“科目余额表”窗口类似，详见第五章第三节

    注：在“日间报表”窗口中操作可使用鼠标右键。

第三节 科目余额表

        单击 “科目余额表”图标，打开“科目余额表查询条件”窗口。（图5-11）

图5-11

一、录入查询条件

        1、查询会计期间        选择需查询的会计起始期间，系统自动生成该起始期间内的科目余额表。（报表的起始期间可以是本会计年度内任意会计期间）

        2、查询累计发生额期间        录入的期间范围决定了在科目余额表中累计发生额栏目的数据累计范围。（累计发生额栏会按录入的期间范围提示）

        3、未记账凭证        可选择是否包括未记账凭证。

        4、单击“确定”按钮后，系统生成的报表出现在“科目余额表”窗口。

二、在科目余额表窗口中的工作

        1、菜单栏按钮功能

                ①、查询条件        单击“查询条件”按钮，打开“科目余额查询条件”窗口(图5-11)，可重新录入条件进行总分类账查询。

                ②、往来账、数量账、外币账、部门账和项目账        单击其中某个按钮，可进入该辅助账查询窗口，查看该辅助账情况。（图5-12）

图5-12

                ③、返回        单击“返回”按钮，可从辅助账窗口回到“科目余额表”主窗口。

        2、工具栏按钮功能

                ①、打印、预览和设置        此三个按钮功能是满足用户的打印需要，具体操作方法详见有关打印章节。

                ②、级次、查找和过滤 此三个按钮的使用方法同“会计科目”中一样（详见第九章、查询系统）。只是工作的目的是进行科目余额表查询。（如选择“级次”可实现按科目级次进行查询；选择“过滤”可实现按多重组合条件进行查询）

        3、在“科目余额表”窗口中反查科目明细账及凭证，在科目余额表中双击某科目可反查该科目的明细账窗口（详见第四章第二节“明细账”），单击“退出”则回到科目余额表窗口。（图5-13）

图5-13

    注：在“科目余额表”窗口中操作可使用鼠标右键。

第四节 分类总表

        单击“分类总表”图标，进入“分类总表查询条件”窗口。（图5-14）

图5-14

一、录入查询条件：

        1、会计期间。

        2、累计发生额期间。

        3、是否包含未记账凭证。

        4、单击“确定”后即进入“分类总表”窗口。（图5-15）

图5-15

二、“分类总表”窗口中功能按钮的使用方法

        1、菜单栏按钮功能

                ①、查询条件        单击“查询条件”按钮，打开“分类总表查询条件”窗口(图5-14)，可重新录入条件进行分类总表查询。

                ②、往来账、数量账、外币账、部门账和项目账、单击其中某个按钮，可进入该辅助账查询窗口，查看该辅助账情况。（图5-16）

图5-16

                ③、返回        单击“返回”按钮，可从辅助账窗口回到“分类总表”主窗口。

        2、工具栏按钮功能

                ①、打印、预览和设置        此三个按钮功能是满足用户的打印需要，具体操作方法详见有关打印章节。

                ②、级次、查找和过滤        此三个按钮的使用方法同“会计科目”中一样（详见第八章）。只是工作的目的是进行分类总表查询。（如选择“级次”可实现按科目级次进行查询；选择“过滤”可实现按多重组合条件进行查询）

        3、在“分类总表”窗口中反查科目明细账及凭证

                ①、明细账的查询        双击会计科目，选择需查询的科目明细账。（图5-17）

图5-17

                ②、反查凭证        在科目明细账窗口内，双击分录项，含该分录的凭证即被反查出来。（图5-18）

图5-18

                ③、单击“退出”可由查询凭证窗口退回到明细账窗口，再单击“退出”则从明细账窗口退回到“分类总表”主窗口。

    注：在“分类总表”窗口中进行查询操作可使用鼠标右键。

第五节 试算平衡表

        单击 “试算平衡表”图标，打开“试算平衡表查询条件”窗口。（图5-19）

图5-19

一、录入查询条件

        1、查询会计期间        用户根据实际需要选择需试算平衡的会计期间，系统则生成该选择期间的试算平衡表（报表的起始期间可以是本年度内任意期间）。

        2、查询累计发生额期间        录入的期间范围决定了在试算平衡表中累计发生额栏目的数据累计范围（累计发生额栏会按录入的期间范围提示）。

        3、未记账凭证        可选择是否包括未记账凭证。

        4、单击“确定”按钮后，系统生成的报表出现在“试算平衡表”窗口。（图5-20）

图5-20

二、在试算平衡表窗口中的工作

        1、在报表中可反查明细（详见第四章第二节“明细账”）

        2、“试算平衡表”窗口中其他功能按钮的使用方法同“科目余额表”窗口类似，详见第五章第三节。

    注：在“试算平衡表”窗口中操作可使用鼠标右键