如何进行基础设置 ?

1、 进入新建帐套后最先做什么工作 ?

帐套后第一要做的是在“基础设置”菜单的“用户管理”中设置用户权限，至少要设置两个操作员，另外一个操作员必须要有复核凭证权限，正式建帐后应设置操作员口令。

2、 为什么必须要设两个操作员 ?

两个操作员是符合财务制度的规定。因为计算机录入凭证借、贷方是相等的才能保存，如果你录入的数据是错误的，并且成功保存了，如果没有严格的复核，将导致帐务、报表的所有数据都是错的，而且很难查找到错误（因为他是平衡的），所以一般来说制单人和复核人不是同一个人。 (如图5--1)

（图 5—1）

3、怎样设置会计科目 ?

单击会计科目进入会计科目主界面，在界面的左上角有编码规则，按照编码规则增加会计科目。如果编码规则是： 4232 ，我们以银行存款科目为例，增加下级科目。

① 、单击“增加”弹出增加会计科目界面。

② 、在“科目编号”下输入 100201 后按“回车”键。

③ 、在“名称”下输入科目名称如“工商银行”后按“回车”键。

④ 、在“辅助核算”选择该科目辅助核算属性如“银行”、“外币”、“现流”，第四、选择余额方向，余额是借方还是贷方。

⑤ 、录入年初余额（在这里也可以不填，在会计科目主界面中按鼠标右键也可选择录入余额，选择录入余额后，用光标指向科目的末级单击后光标变成浅绿色，也可以录入余额）。

⑥ 、录入预算金额（如录入金额在填制凭填证时可以查看科目预算情况表）。

⑦ 、录入完后单击“确定”。

如要再增加“工商银行”的下级科目，再单击“增加” 在“科目编号”下输入 100201001 ，依上述步骤操作。如需要再增加内容改动不大的科目，可单击 “清空”，“清空”处为空白，再增加同级科目就可以记忆上个科目内容。（如图 5—2 ）

（图 5--2 ）

4 、为什么要选择科目辅助核算？

选择科目辅助核算不仅在查询上要方便的多，并对部份科目进行辅助核算，而还可以使用本系统的几个实用的功能模块进行辅助核算如：银行对帐、现金流量和往来管理。如：如果设置了“现流”辅助核算在填制凭证时可以进行现流分配，系统自动生成现金流量表。如果设置了“往来”辅助核算在填制凭证时可以进行往来对帐和核销，核销后可生成核销余额表。如果设置了“银行”辅助核算可以使用本系统的银行对帐功能。如果设置了“外币”辅助核算可以使用系统的外币辅助核算和期末调汇功能，可以调整间接汇率和直接汇率的差额。

如何设置“外币”辅助核算属性？

如选择“外币”辅助核算属性，则在右上角有“设置外币”按纽（图 5--3 ）。

（图 5--3 ）

① 、单击“设置外币”后进入“外币设置”界面（图 5--4 ）

② 、单击“增加”弹出增加外币界面。（图 5--5 ）

③ 、录入外币“编号”。

④ 、录入外币名称。

⑤ 、选择“折算方式”。

⑥ 、录入“期初汇率”。录入的汇率是间接汇率，在“期末处理”菜单里，有专门的“期末调汇”系统，可以调整间接汇率与直接汇率的差额。

⑦ 、完成单击“确定”。

⑧ 、关闭“外币设置”界面。

有了“外币”辅助核算，会计科目中就可以录入原币（外币）余额和原币预算。

（图 5--4 ）

（图 5--5 ）

5 、如何设置往来帐会计科目？

往来帐的会计科目设置与其他会计科目的设置不同，首先要修改该科目的属性为“往来”属性。（图 5--6 ）

例如：增加应收帐款（ 1131 ）下级科目，操作如下：

① 、将光标移至应收帐款科目双击或单击“修改”，弹出修改会计科目界面。

② 、单击“辅助核算”下面的“往来”选择项，再单击“确定”，系统提示修改成功后，单击“关闭”。

③ 、回到 会计科目 主界面后再单击“增加”，弹出增加会计科目界面。

④ 、在“科目编号”下输入应收帐款科目编号“ 1131” 后按“回车”键。

⑤ 、光标移至“单位编号”下，输入自定义单位编号，可以是数字如： 00001 ，也可以是字符和数字的组合如： A0001 。

⑥ 、在“名称”下面直接输入往来单位名称。如果该单位还要参加其他“辅助核算”，还可以选择该科目的其他辅助核算属性如：“数量”等。

注 意：往来单位的编号的长度不受编码规则的长度约束，往来单位的编号的长度最长为8位数，设置时应选择长度，如：选择5位数，则是00001、00002、、、开始，不能以1、2、3、、、开始，否则如果贵单位的往来单位多于100个以上，字符顺序将为：110会排在11号后面120号会排在12号后面 。为了方便查询前面也可以加字符如：A00001、B00001、、、。

（图 5--6 ）

6 、一些设置会计科目和录入余额的技巧

往往初始建帐的工作量比较大，特别是科目比较多的单位。如需要再增加内容改动不大的科目，可单击 “清空”，选择不“清空”的话要再增加同级科目就可以记忆上个科目内容。按左行键或回删键可往回修改科目内容。在增加会计科目时可以不填余额，在会计科目主界面中按鼠标右键菜单中也可选择录入余额，选择录入余额后，用光标指向科目的末级单击后光标变成浅绿色，就可以录入余额了，可以把“预算列”托到别处，按回车键光标向下移动，这样录入余额要快得多。在录入完余额后可按鼠标右键检查“试算平衡”，录入余额只录入末级，系统会自动汇总，检查时可以单击“刷新数据”或“试算平衡”。

7 、怎样定义凭证属性？

如果贵单位使用的是“记帐凭证”的话，可以把系统预设的收、付、转三种格式的凭证删除。

① 、单击“增加”弹出“增加凭证类别”界面。

② 、选择凭证序号，一般选 0 或 1 。

③ 、选择凭证字为“记”。第三、选择凭证格式为“通用”。

④ 、选择凭证颜色，单击在颜色最上面的 custom 可以选择更多的颜色。

⑤ 、选择凭证名称为“记帐凭证”。

⑥ 、选择完后单击“确定”。

录入借方必有科目是在工作中填制凭证时为防止发生错误而做的一些限制如：“收款凭证”的借方必有科目是“现金”或“银行存款”。当然根据各单位的情况可以设置多种凭证类别。（图 5--7 ）

（图 5--7 ）