如何填制凭证 ?

进行会计凭证填制时，根据凭证属性设置的不同，用户可能会填制收款、付款、转帐或通用格式的记帐凭证。我们将具有代表性的收、付、转方式做详细介绍。

单击“填制凭证”图标，即进入“填制凭证”主窗口 (图2--1),操作员的签名已出现在制单处。

图 2---1

一、菜单栏按钮功能

1、 刷新数据 填好凭证或修改后点刷新数据即可。

2、 缺省列宽 窗口内的凭证格式为了便于查看是可调的，如对凭证的显示格式有调整，单击本按钮后将恢复系统默认的凭证格式。

3、 整理编号 如果对凭证进行了删除、插入等操作之后，为了保证凭证编号的连续性，可单击“整理编号”按钮打开“整理凭证编号”窗口(图2-2)。期间可任意选择，凭证类别有收款、付款、转帐和全部凭证可供选择。选择完毕后单击“确认”按钮，该类凭证编号即被重新整理。

图 2-2

4、 增加分录 如想在已完成的凭证上添加会计分录，请单击“增加分录”按钮（快捷键Ctrl A），该凭证末的空行则会变为可录入状态模式，直接录入即可。

5、 插入分录 如想在已完成的凭证上插入会计分录，请先将光标移动至需要插入分录的位置，然后单击“插入分录”按钮（快捷键Ctrl I），该位置就会出现可录入模式行，直接录入即可。

6、 删除分录 如想在已完成的凭证上删除会计分录，请先将光标移动至需要删除的分录位置，然后单击“删除分录”按钮（快捷键Ctrl D），该分录即被立即删除。

注：以上三种对凭证分录的操作只实用于未复核凭证；对已进行复核的凭证必须取消复核之后才能进行操作。

二、工具栏按钮功能

1、增加按钮 需要新填制一张记帐凭证时，使用该功能，那么如何增加一张凭证呢？

①、 请在“填制凭证”窗口（图 2-1）单击“增加”按钮（快捷键F10），即进入“编辑凭证”窗口（图2--3）。该窗口中要求录入填制凭证的时间、凭证类别和附件张数。录入的方式可用鼠标点击录入框（键盘↑↓键）

图 2---3

②、 进行选择录入附件张数。（在窗口内移动光标的键盘方式 Enter键、向下、向上。） 录入后单击“确认”或 Enter键，即到下一步，收款凭证（图2-4）格式为仿真手工收款凭证格式，“收款凭证”上方是用户设置的帐套名称。

图 2--4

③、 在凭证上借方科目处录入借方科目（末级编码或末级名称），可直接手工录入或打开“选择会计科目”窗口 (图2--5),单击框口右边的打开按钮或鼠标在框内双击进行选择录入。（注： 一个科目较多的单位录入凭证时是非常麻烦的，本软件则提供了五种解决方案：目录树查找， 编号模糊查找、拼音简码模糊查找、 常用科目查找。 ）

④、 借方科目录入完成后，按 Enter键出现摘要录入窗（图2--6）。可直接手工录入，也可打开选项窗（图2--7）进行选择录入。

图 2--5

图 2--6

⑤、 “选择摘要”（图 2--7）窗口说明：该窗口中有“增加”、“删除”和“过滤”三个主功能按钮。用户可利用“增加”或“删除”功能将经常重复使用的每一条摘要内容设置在系统摘要管理器中，需要使用该摘要时，可迅速找到单击“确定”该摘要即被录入到摘要录入窗中。（如果设置了很多条摘要，可使用“过滤”功能快速找到）

图 2-7

⑥、 按 Enter键，摘要即被录入到凭证上摘要位置（单击后还可对摘要进行修改），再按Enter键录入贷方科目（录入方式同借方科目的录入一样），最后录入金额，确认后按Enter键即进入下一个贷方科目的录入。

⑦、 分录录入完成后，单击工具栏中的“保存”按钮（快捷键 F6），就完成了本张收款凭证的填制。

⑧、 录制转帐凭证时本系统提供自动补平功能（ 图 2--8 ）。

图 2--8

⑨、 输入金额时，可以打开计算器并将计算结果直接返回到输入栏中，本软件计算器可以支持表达式（ 图 2-9 ）。

图 2--9

2、 删除凭证 需要对凭证进行删除操作时，先将需要删除的凭证调整到窗口中，然后单击“填制凭证”窗口（图2-1）中“删除”按钮（快捷键F9）。即弹出删除警告提示窗口，选择“是”后该凭证即被删除。

3、 修改凭证 需要对凭证进行修改操作时，先将光标移动到需要修改的摘要、会计科目或金额上，单击“修改”按钮（按空格键或鼠标双击），该位置则处于修改状态，进行修改后Enter，再“保存”就完成操作。

4、 打印、预览和设置 此三项功能是满足用户的打印需要，具体操作方法详见有关打印章节。

5、 保存凭证 在进行凭证的增加、修改之后，我们必须将增加或修改的内容保存到系统数据库中。请单击“保存”按钮（快捷键F6）。

6、 核销 单击“核销”按钮后,即进行往来核销。(参看往来核销章节)

7、 现流 按现流按钮后，即对现流科目进行分配。(参看现金流量章节)

三、快捷栏功能 （图 2--10）

图 2--10

1、 选择框 在该窗口内选择了凭证类别后，这种凭证类别的第一张凭证则出现在主窗口内，通过凭证翻页可以找到所需凭证（此功能只能找到该操作员录入的凭证，如想任意查找，请使用格林财务的“凭证查询”见第六节）

2、 科目状况表 格林财务在填制凭证主窗口内提供了科目状况的即时查看功能。方法是先将光标在凭证上移动到需要查看的科目所在行（或单击），然后单击“科目状况表”按钮（快捷键Ctrl K，或在本按钮行下面的显示框中双击），该科目的科目状况表则在显示框中被显示出来，（注：为了便于查看科目状况表，在显示框中双击可放大框口，再次双击则还原）。 (图 2--11)

图 2--11

3、 预算情况 单击预算情况进入“科目预算情况表”，(图2--12)其中列出了预算额、借贷方发生额、余额等预算执行情况。

4、 查找凭证 (图2--13)，其中可按照内容、比较关系、比较值等不同的选项设置查找。 在填制凭证窗口内，只能查找到本操作员填制的凭证。（查询器使用方法详见使用说明书第八章）

5、 找下一张 继续查找的方式。

图 2--12

图 2--13

6、 翻页按钮 在按钮行的右边，有六个向左或向右的绿色小箭头，其作用是可进行方便灵活的翻页。向左一个箭头表示翻到前一张凭证（本类别凭证翻完后，则翻到上一类别凭证最后一张）；向左二箭头表示翻到当前类别凭证的第一张（再次单击则翻到上一类别凭证的第一张）；向左三箭头表示翻到所有凭证的第一张；向右一个箭头表示翻到后一张凭证（本类别凭证翻完后，则翻到下一类别凭证第一张）；向右二箭头表示翻到当前类别凭证的最后一张（再次单击则翻到下一类别凭证的最后一张）；向右三箭头表示翻到所有凭证的最后一张。系统默认顺序为收、付、转。（注：键盘翻页方式：CtrlHome=左三箭头、Ctrl PgUp=左二箭头、Ctrl↑=左一箭头、Ctrl↓=右一箭头、Ctrl PgDn=右二箭头、Ctrl End =右三箭头）

四、鼠标右键功能

在填制凭证主窗口内，单击鼠标右键即弹出功能菜单选项窗口（图 2-14），可根据需要在选项窗内选择功能进行操作。

图 2--14

1、 金额线 为了满足用户的使用习惯，格林财务的记帐凭证格式可选有金额线格式或无金额线格式，选择或取消金额线，请单击“金额线”选项。

2、 冲销 对以往填制有问题的凭证作冲销处理。

3、 显示全部凭证和显示未记帐凭证 该两项根据需要选择 。

五、 填制凭证辅助功能

1、 格式互换 在填制凭证时，如不小心把凭证的类别选择错误，可使用格式互换功能快速修正。双击凭证字，弹出“编辑凭证”窗口，在窗口内选择变更为的其他凭证类别。（图2--15）

图 2-15

2、 插入凭证 在会计实际工作中，如需要插入凭证，本软件支持凭证插入功能。先填好一张需要插入的凭证，双击该凭证编号（例如“0009”），进入“编辑凭证”窗口，并在窗口内录入需要插入的目的凭证编号（例如“4”），单击确定（图2--16）即将该凭证插入。

图 2-16

（注：插入凭证功能可进行向前或向后的凭证插入，如插入凭证操作后有缺号现象，请使用整理编号功能整理凭证编号。）

3、 滚动条的使用 系统填制凭证窗口可显示五行分录，如果该凭证的分录超过五条，凭证的右方会自动出现一个滚动条，用户可拖动滚动条查看到每一行分录。（图2--17）

图2-17

凭证右下方的滚动条可拖动查看过长的科目或摘要。熟练掌握本节中介绍的众多功能，一定能够在填制凭证的工作中省时省力，事半功倍。 六、凭证录入时的科目查找方案

一个科目较多的单位录入凭证时是非常麻烦的，现在的财务软件一般只提供目录树，我公司软件则提供了五种解决方案：目录树查找、汉字模糊查找（图 2--18）、编号模糊查找、拼音简码模糊查找（图2--19）、常用科目查找(注:本软件的常用科目分为公用科目、自选科目,每个操作员有自己独立的自选科目，缩小了操作员的科目选择范围，其他软件不提供自选科目功能)。（图2--20）（图2--21）

图 2--18

汉字模糊检索，只要在科目录入框中输入单个汉字便可查找到相关科目。

图 2--19

拼音简码模糊检索，只要在科目录入框中输入拼音简码便可查找到相关科目。

图 2-20

图 2-21